De vez en cuando me dicen:
– «Rodolfo, ¿cómo reduzco las reuniones sin perder coordinación?»
La oficina es para coordinar; el resto, por escrito.
La regla es muy simple: si no hay propósito, fecha y responsable, no hay reunión.
Hay un documento.
La idea clave es la regla 3D: Decisión, Deadline y Dueño.
Si no están las tres, no convoques.
Escribes… y listo.
Por qué es importante: Reunirse no es progresar, entregar sí.
Cada hora de reunión tiene unos costes: pérdida de concentración, tareas interrumpidas, decisiones retrasadas.
Con normas definidas, recuperas tiempo, mejoran las decisiones y disminuye el cansancio del equipo.
Te cuento un caso:
Empresa de servicios con 18 reuniones semanales de «seguimiento«.
Mucho bla bla, poco manos a la obra.
«Implementamos la regla 3D y el formato de una página«.
En 30 días:
- -42% de horas en reuniones,
- +21% de entregas a tiempo,
- y un equipo menos quemado.
Lo que no llenaba 3D, se resolvía escribiendo.
Cómo lo hago (una página):
Título que inicie con verbo («Definir precios Q1«), decisión explícita, fecha límite en la misma reunión, responsable que firma.
Orden de 3 puntos:
- situación en 5 líneas,
- alternativas con pros/contras,
- sugerencia de decisión.
Normas de participación: Máximo 6 participantes; documento abierto; sin móvil.
Acta en 5 minutos: qué decidimos, quién hace qué, para cuándo y cómo medimos.
¡OJO con las señales de alarma!:
- si te vas sin claridad ni compromiso,
- si la mitad de la gente no habla,
- si discuten lo mismo cada semana,
- si «seguimiento» es un eufemismo por indecisión.
No tienes reuniones… tienes rutina improductiva.
Qué haría mañana (30 min):
«Cancela todas las reuniones de la semana que no sean en 3D«.
Deja sólo tres reuniones fijas:
- coordinación semanal (30’),
- decisión de producto (30’),
- y revisión de métricas (30’).
El resto, por escrito.
Menos reuniones, más decisiones.
El tiempo recobrado es tiempo extra.
Y te recuerdo que muchas veces el problema no son las reuniones… sino el fundador que quiere estar en todas: El mito del founder multitarea
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