El arte de reuniones productivas: Así lo hace Jeff Bezos

El estilo de iniciar unas reuniones productivas, propone un cambio radical en la forma de cómo las empresas conducen sus discusiones internas.

Esto te podría dar algunas claves para reuniones más productivas y decisiones mejor fundamentadas en tu empresa.

– ¿Una presentación en PowerPoint?

No, simplemente un memo sobre el tema.

No lo digo yo.

Lo usa AMAZON y, en palabras de su exCEO y fundador, Jeff Bezos, un arma crucial para conseguir reuniones efectivas.

Jeff lo describe así:

“Estaba claro que mientras había presentaciones en PWP, la gente no atendía como era debido ni iban bien preparados para la reunión”

Ahora el proceso es muy sencillo -y sorprendente para el recién llegado-. La primera media hora todo el mundo está en silencio, leyendo el memo, cuya copia estaba al llegar en el sitio donde cada persona se sentó.

Durante esa media hora, leen de que va la reunión, los pros y contras a discutir, y cuando se inicia la sesión, todos están al día y tan enterados como el resto.

Jeff dice que reuniones que no se preparan así, consiguen que la gente llegue muy mal preparada, porque no han tenido tiempo de leer de qué se va a tratar, ni tienen tiempo para una reflexión profunda sobre el tema.

Ahora sí.

Todos han leído el memo, saben de qué va, se han hecho anotaciones al margen del documento y están dispuestos para una discusión realmente provechosa.

Otro truco que utiliza Jeff, es siempre hablar él al final.

Que nadie se vea afectado por su criterio.

Es más, su recomendación es empezar por la opinión de los más jóvenes y seguir con los jefes al final, una vez todos han dado su opinión.

En una entrevista reciente, explica el por qué es un sistema que funciona, en un entorno de estrés en el que la gente va sin tiempo y llega a las reuniones mal preparado y dispuesto a aceptar casi cualquier conclusión, antes de argumentarla bien.

Ya en otro artículo veremos cómo Jeff Bezos aplica su regla de las dos pizzas en las reuniones para ser más efectivo.

¿Lo vas a probar en tu empresa?

Cuéntame qué tal te va.

La gente se prepara bien cuando tiene que redactar un texto, que van a leer durante media hora de silencio la totalidad de los asistentes.

Los PWP dejan mucho margen a la venta y, como dice Jeff, no queremos que nos vendan nada internamente, queremos saber cómo mejoramos en todo lo que hacemos.

¡Buena práctica!

Y también es una invitación a adoptar un enfoque más reflexivo y participativo, para que las empresas puedan asegurar que las decisiones sean el resultado de un análisis profundo y de la contribución de todos los miembros del equipo.

Además, este cambio también estimula una cultura de colaboración y respeto mutuo, esenciales para ser competitivos…

Recuerda que los mejores clientes de tu negocio son tus empleados.

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1 Comentario

  1. Fernando Iglesias

    Mi sobrino trabaja en Amazon y me ha contado con detalle el método, me cuenta que es muy productivo. Añadiría que el documento tiene que estar muy basado en datos. Amazon es una empresa muy analítica.

    Nosotros en Madavi no utilizamos PowerPoint, somos una PowerPoint free company.

    Para que las reuniones sean productivas hemos eliminado la periodicidad. Nos reunimos el tiempo que haga falta, siempre y cuando haya una razón potente para utilizar la inteligencia colectiva.

    Medimos el éxito de la reunión con dos factores:

    1- Salir con más energía de la reunión.
    2- Salir mucho mejor ‘preparados para tener éxito’.

    Cualquier persona se puede negar a ir a una reunión. Nadie lo hace si piensa que ayuda o le ayuda, una cuestión de generosidad y sentido común.

    Responder

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