Existe un impuesto que casi ninguna empresa reporta… pero todas pagan: el impuesto SaaS.
Este caso real te ayudará a entenderlo.
Un empresario revisó los gastos de su empresa buscando dónde podía ahorrar.
- Alquiler.
- Nóminas.
- Proveedores.
- Transportes.
- Todo parecía razonable.
Hasta que alguien reunió en una sola hoja las herramientas digitales que pagaban cada mes.
- El CRM.
- La plataforma de correo.
- La gestión de proyectos.
- El diseño.
- Las videollamadas.
- Las firmas electrónicas.
- Varias herramientas de inteligencia artificial.
- Y un puñado de aplicaciones que nadie recordaba haber contratado.
Por separado, ninguna parecía preocupante.
Veinte euros aquí.
Cincuenta allá.
Ciento veinte por otro lado.
Juntas, costaban casi como una nómina.
La diferencia es que nadie sabía exactamente qué trabajo realizaban.
Ése es el impuesto SaaS.
No aparece como tal en la contabilidad.
No llega en una sola factura capaz de asustarte.
Se esconde en cargos pequeños, renovaciones automáticas y licencias de personas que abandonaron la empresa hace meses.
La inteligencia artificial está agravando el problema.
Cada departamento prueba su herramienta favorita.
- Una para escribir.
- Otra para reuniones.
- Otra para imágenes.
- Otra para analizar datos.
Todas prometen ahorrar tiempo.
Pero pocas empresas comprueban cuánto tiempo ahorran realmente.
No se trata de cancelar aplicaciones por deporte.
El buen software puede mejorar mucho una empresa.
El problema es pagar por comodidad, duplicidad o simple olvido.
Yo empezaría por una pregunta incómoda:
—¿Qué ocurriría si apagáramos esta herramienta durante treinta días?
Si la respuesta es “nada”, probablemente ya tienes una decisión.
Si varias personas protestan, conviene preguntar por qué la necesitan y qué resultado produce.
- Puede reducir errores.
- Ahorrar horas.
- Acelerar ventas.
- Mejorar el servicio.
- O proteger información importante.
Perfecto.
Entonces merece seguir.
Pero “siempre la hemos tenido” no es una medida de rentabilidad.
Tampoco basta con comprobar que alguien entra en la aplicación.
Abrir una herramienta no significa aprovecharla.
- Puedes pagar el plan más completo y utilizar dos funciones.
- Tener veinte licencias activas y sólo seis usuarios habituales.
- O mantener dos programas distintos porque cada departamento se acostumbró al suyo.
Ahí se escapa el margen sin hacer ruido.
Por eso, cada herramienta debería tener un responsable.
No alguien que conozca la contraseña.
Alguien capaz de explicar para qué sirve, quién la utiliza, qué resultado aporta y cuándo se renueva.
Porque la empresa puede olvidar el contrato.
El proveedor, curiosamente, nunca olvida cobrarlo.
Hay, además, otra razón para limpiar.
Las cuentas abandonadas y las aplicaciones olvidadas no sólo cuestan dinero.
También conservan accesos, datos y permisos que pueden convertirse en un riesgo.
Así que no preguntes únicamente cuánto pagas.
Pregunta también quién entra, qué información contiene y qué ocurrirá cuando dejes de utilizarla.
El software no es caro porque tenga una cuota mensual.
Es caro cuando no sabes por qué lo sigues pagando.
Porque para mejorar el margen no siempre exige vender más.
A veces, basta con descubrir quién lleva meses comiendo de tu cuenta bancaria sin hacer demasiado trabajo.
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Ya me lo decía mi madre: «Un grano no hace granero, pero ayuda al compañero». La suma de muchos pocos que se convierten en un mucho.